Tag: wyznaczanie celów

Wyznaczanie celów, planowanie strategiczne i czas podsumowań — czyli co warto zrobić na koniec roku

Koniec starego roku i początek nowego to czas podsumowań i planów.
Czy osiągnąłeś wspólnie ze swoim zespołem wszystkie wyznaczone cele? Jakie masz plany na kolejny? Jeżeli nie masz jasnych odpowiedzi na te pytania, to najwyższy czas to zmienić.

Planuj, przekazuj, podsumuj

W literaturze często spotykamy akronimy ułatwiające zapamiętanie pewnych użytecznych fraz. W tym artykule proponuję Ci skrót PPP (nie mylić z pomysłem politycznym pod nazwą PPPP) czyli planuj, przekazuj (cele) i podsumuj.
Każdy z tych elementów jest równie ważny i niezbędny aby osiągnąć końcowy sukces i poprawić efektywność. Zaczynamy?

Planuj

Dokładnie tak — planuj a nie po prostu miej plan. Wyznaczanie celów długoterminowych jest Twoim obowiązkiem jako lidera i jednocześnie szansą oraz okazją aby spojrzeć na wspólne działania w szerszej perspektywie.

Czy chciałbyś płynąć statkiem, którego kapitan nie ma jasnej wizji celu, tylko po prostu dryfuje z prądem?

Chociaż taka podróż może być przez pewien czas przyjemna, to jednak z czasem należy obrać konkretny kurs choćby po to aby uzupełnić zapasy. Jako kapitan swojego zespołu to Ty jesteś odpowiedzialny za obranie właściwego kierunku, nikt inny.
Idealnie by było, gdyby tego typu planowanie strategiczne odbywało się nie tylko raz w roku, ale na mniejszą skalę również co kwartał czy nawet miesiąc.

Jak wyznaczać cele?

  1. Określ główne obszary, którymi chcesz się zająć. Może to być np. poprawa jakości, zmniejszenie rotacji pracowników itp.
  2. Wyznacz cel (lub kilka celów) w ramach każdego obszaru. Zacznij od perspektywy roku a następnie zejdź niżej, do poziomu półrocza, kwartału czy nawet miesiąca.
  3. Sprawdź jeszcze raz, czy cele są realne i jednocześnie ambitne. W razie wątpliwości poproś kogoś z zewnątrz o przegląd.
  4. Mając wyznaczone cele zastanów się nad możliwymi drogami do ich osiągnięcia. Nie przywiązuj się jednak zbytnio do tych pomysłów — prawdopodobnie Twój zespół znajdzie wiele innych interesujących rozwiązań.

Masz już plan na przyszły rok? Świetnie! a teraz zaplanuj regularne przeglądy i wprowadzanie zmian w planie. Tak — nic nie jest stałe i każdy koniec miesiąca, kwartału czy półrocza powinien być punktem kontrolnym, w którym sprawdzasz:

  • Czy cel został osiągnięty?
  • Czy cel dalej jest aktualny?
  • Czy pojawił się nowy cel?
  • Jakie działania zbliżają a jakie oddalają nas od celu?

Przekazuj (cele)

Do celu zwykle prowadzi wiele dróg. Sam nie jesteś w stanie sprawdzić ich wszystkich.

Czy lubisz pracować bez celu? Może pamiętasz takie sytuacje, gdy przełożony przekazywał tylko co trzeba zrobić, nie komunikując wprost dlaczego? Takie podejście to prosta droga do zniechęcenia, zdemotywowania i obniżenia efektywności.
Przede wszystkim każdy w zespole potrzebuje poznać cele — zarówno długo jak i krótkoterminowe.

O ile wyznaczanie celów jest zadaniem lidera zespołu o tyle praca nad szczegółowymi krokami realizacji planu jest zajęciem zespołowym.
Jeżeli nie masz super mocy, to sam nie dasz rady zrealizować wszystkiego co zaplanowałeś, dlatego też potrzebujesz zaangażowania i wsparcia ze strony tych, którzy najlepiej wiedzą w szczegółach jak optymalnie wykonać poszczególne zadania.

Motywację i zaangażowanie podniesiesz między innymi wskazując klarowną wizję, ambitne cele strategiczne a następnie delegując znaczną odpowiedzialność na poziomie implementacyjnym.

Tak samo jak z planowaniem, przekazywanie celów jest zadaniem ciągłym. Wyznaczone początkowo cele mogą się zmieniać, dezaktualizować no i finalnie zostać osiągnięte. Regularna weryfikacja i informacja zwrotna z Twojej strony jest tutaj niezbędna.

Jak komunikować cele?

To bardzo proste — po pierwsze jakakolwiek komunikacja jest lepsza niż żadna. Wykorzystaj każdy moment aby przypominać o założonym planie i wysokopoziomowych celach.
Jeżeli cały zespół pracuje w jednym biurze to świetnie sprawdzą się zwykłe kartki przyklejone gdzieś do ściany lub przypięte do tablicy korkowej.
W języku agile takie zobrazowanie informacji nazywamy „information radiator” — czyli coś, co jest łatwo dostępne dla wszystkich i pozawala w kilka sekund ocenić sytuację.

Podsumuj

Koniec roku czy kwartału to nie tylko czas planowania, ale również dobry moment na podsumowanie dotychczasowych wysiłków.
W natłoku codziennej pracy możemy nie zauważać jak wiele dzieje się wokół. Szybko przyzwyczajamy się do aktualnej sytuacji i traktujemy ją jako zwyczajną, nawet jeżeli robimy coś naprawdę wielkiego.
Taki krok w tył, spojrzenie na początkowy plan i realizację pozwala nabrać dystansu i (mam nadzieję) powiedzieć sobie — „brawo, zrobiliśmy naprawdę wiele w tym roku!

Przegląd osiągniętych celów, wszelkich ważnych wydarzeń, zmian i punktów zwrotnych mocno integruje i spaja zespół. Nie zapomnij podkreślić, że to wszystko „my” zrobiliśmy a w przyszłym roku będzie tego jeszcze więcej.
Zaprezentowanie podsumowania jest też dobrym punktem startowym dla nowych osób, które dołączyły niedawno i nie znają szerszego kontekstu.

Jak przygotować podsumowanie?

Wszystko czego potrzebujesz aby przygotować dobre podsumowanie roku lub innego okresu to jakiekolwiek narzędzie do rysowania, dostęp do różnych danych historycznych, trochę czasu i dużo zaangażowania.
Rysujesz oś czasu i zaznaczasz na niej wszystkie ważniejsze momenty. I już.

Przykład?

Poniżej znajdziesz przykład takiego właśnie podsumowania moich wydarzeń związanych z projektem Świat Przywództwa.
Zapewniam, że plany na 2020 są jeszcze bardziej interesujące 🙂

podsumowanie swiat przywodztwa

Co dalej?

Dalej chyba już wiesz co robić:

  1. Zbierz fakty z całego roku.
  2. Podsumuj Wasze osiągnięcia z zespołem.
  3. Zaplanuj kolejny rok — strategiczne, ważne cele.
  4. Działaj, monitoruj, koryguj kurs.
  5. Powtarzaj 1-4 co określony czas.

Do dzieła!


Artur GułaArtur Guła, pasjonat tematyki zarządzania i przywództwa z życiową misją dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z innymi menedżerami.
Doświadczony lider w projektach IT z różnych dziedzin.
Autor książki Fascynujący świat przywództwa.

Read More