3 sposoby na stres w pracy, czyli spokój lidera w kilku krokach
Szczęście polega na tym, całe szczęście to by z prostych rzeczy nie tworzyć intelektualnych labiryntów
— fragment piosenki „Spokój i ręce”.
Spokój – czym jest? Świętym Graalem menedżerów całego świata, kamieniem filozoficznym, abstrakcją niczym obrazy Pabla Picassa?
Jak go szukać, gdzie znaleźć? Czy jako lider wiesz jak go zapewnić dla siebie i zespołu?
Mam dla Ciebie coś w tym temacie. Kilka prostych kroków, niczym instrukcja z IKEA (wiem, wiem zwykle nie czytasz instrukcji, tylko próbujesz samodzielnie – zrób proszę jednak tym razem wyjątek).
W artykule tym kontynuuję tematy nawiązujące do koncepcji przywództwa służebnego (servant leadership). Pierwszy artykuł z tej serii znajdziesz tutaj: https://www.swiatprzywodztwa.pl/rotacja-pracownikow-3-supermoce-ktore-pozwola-ci-z-nia-wygrac/
Krok I — delegowanie odpowiedzialności
Sprawne delegowanie jest podstawową umiejętnością menedżerską. Wiedzę na temat optymalnego schematu delegowania znajdziesz w podręcznikach do zarządzania oraz licznych źródłach internetowych (np. tutaj). Zagadnienie to zostawmy więc na marginesie naszej instrukcji. Powiem Ci natomiast o czymś wielokrotnie ważniejszym. Czymś, z czego nie zdawałem sobie sprawy przez lata pracy menedżerskiej. Ta jedna kwestia zmieni wiele także u Ciebie. Mam na myśli delegowanie odpowiedzialności.
Pytanie – jak delegowanie może zmniejszyć stres w pracy? Przypomnij sobie teraz swój ostatni urlop… palmy, drinki, plaża i… ciągłe myślenie o pracy!
Delegując wyłącznie zadania zobowiązujesz się do zweryfikowania tej pracy czyli odpowiedzialność za efekt z całym ciężarem spada na Ciebie, przygniata do ziemi i utrudnia efektywne działanie.
Delegując odpowiedzialność za cały obszar, etap czy zakres przekazujesz zaufanie i wiarę w to, że ktoś inny wykona pracę równie dobrze, albo nawet lepiej. Jeżeli zrobisz to skutecznie, to wygrzewając się na złocistym piasku Twoim głównym zmartwieniem będzie wybór odpowiedniego drinka. O całą resztę będziesz spokojny.
Jak delegować odpowiedzialność?
Zajrzyj w głąb instrukcji a znajdziesz tam 5 etapów na drodze do skutecznego delegowania odpowiedzialnośc. Zaczynamy?
Wybierz co delegować
W przeogromnym worku obszarów, którymi się zajmujesz na co dzień znajduje się zaledwie jeden element, który zostawiasz dla siebie – wyznaczanie misji, wizji i celów strategicznych. Jako lider bierzesz na siebie odpowiedzialność za określanie długofalowych celów działania. Demokracja tutaj nie zadziała, tak jak powiedział Harry S. Truman
I wonder how far Moses would have gone if he’d taken a poll in Egypt?
Całą resztę możesz delegować. Wybierz jakiś obszar, który ktoś może mówiąc wprost „ogarnąć” lepiej, szybciej lub po zwyczajnie preferujesz aby zajął się tym ktoś inny.
Nie ograniczaj się i porzuć lęk przed oddaniem części odpowiedzialności komuś innemu. Lęk ten będzie wywoływał stres, którego chcesz przecież uniknąć.
Wybierz odpowiednią osobę
Umiejętności, wiedza – te cechy intuicja podsuwa jako wyjątkowo ważne przy wyborze osoby, której chcemy coś oddelegować. Instrukcja sugeruje dodatkowo połączyć to z nastawieniem do pracy, ludzi oraz poczuciem odpowiedzialności. Pamiętaj – delegujesz właśnie odpowiedzialność za jakąś większą część a nie pojedyncze zadanie. Wybierz kogoś, do kogo masz zaufanie.
Delegując odpowiedzialność przekazujesz jeszcze jeden ważny komunikat – doceniam Cię, ufam że zrobisz to dobrze. Wybierz więc kogoś, kogo chcesz docenić.
Przekaż odpowiedzialność
Krok ten jest podobny do standardowego delegowania zadań – złożyć kilka prostych części, połączyć śrubką, ot co. Ważne jest doprecyzowanie szczegółów i podziału obowiązków oraz zakresu decyzyjności (gdzie jest granica?). Kto będzie informował o postępach – Ty będziesz pytał czy oczekujesz regularnych raportów?
Bądź w kontakcie
To taki element powtarzający się cyklicznie. Coś jak konserwacja tego, co składamy w ramach instrukcji.
Odpowiedzialność może być sporym ciężarem. Pomóż go dźwigać dając wsparcie i służąc poradą. Oczywiście tylko wtedy, kiedy jest to potrzebne.
Ciesz się spokojem
Właśnie urozmaiciłeś zadania osobie z zespołu. Doceniłeś tę osobę. Stworzyłeś możliwość rozwoju. Świetnie?
Jeżeli zrobiłeś to dobrze, to w towarzystwie wymienionych powyżej korzyści pojawia się mniejszy stres w pracy a w rezultacie większy spokój. Tak właśnie – spokój.
Wybrałeś najlepszą osobę, ustaliłeś jasne zasady współpracy, zaoferowałeś pomoc w razie awarii. Nic więcej nie możesz zrobić. Relaks…
Krok II — rozwiązywanie problemów
Instrukcja nieco się komplikuje. Tak to już bywa. Zwykle są łatwiejsze i trudniejsze elementy do poukładania. Ten jest trudniejszy.
Na ścieżce zawodowej spotkasz niejeden problem. To, co z nim zrobisz może wywołać inną, trudną sytuacją i nakręcić spiralę stresu lub wręcz przeciwnie. Możesz odwrócić sytuację do góry nogami i jak w Aikido wykorzystać tę negatywną siłę na swoją korzyść.
Przeczytaj więc ten fragment uważnie.
Słuchaj
Możemy słyszeć albo słuchać (…) Słuchanie polega na tym, że jestem tu i teraz dostępny dla osoby, z którą rozmawiam.
— cytat z książki Fascynujący świat przywództwa
W sytuacjach problemowych zacznij od wysłuchania. Następnie wysłuchaj raz jeszcze a na koniec przejdź do kroku pierwszego.
Każdy z nas spogląda na życie przez okulary zbudowane z własnego doświadczenia.
Zatrzymaj się na chwilę i zrób prosty eksperyment. Wiesz dobrze jak wygląda kolor czerwony, tak? Czy aby na pewno? Jaką masz gwarancję, że to co widzisz jako czerwone faktycznie takie jest? Kolor jaki widzisz jest wynikiem interpretacji odbywających się w mózgu. A co jeżeli w Twoim przypadku to, co nazywasz czerwonym wygląda zupełnie inaczej dla innych ludzi?
Nie jesteś w stanie tego rozróżnić. Dla Ciebie od zawsze czerwony kolor był właśnie taki. Niekoniecznie zgodny z prawdą. Po prostu jakiś był.
Identycznie jest z emocjami, światopoglądem, nastawieniem do pracy itp. Wsłuchaj się w szczegóły a zrozumiesz więcej. Załóż mentalne słuchawki a nie rozwiążesz żadnego problemu.
Płyń do źródła
W poprzednim kroku wysłuchałeś szczegółów, bez oceniania i nakładania filtrów własnego doświadczenia. Teraz pora zrozumieć źródło trudnej sytuacji. Czy jest to wysokogórski strumień pędzący z dużą prędkością a czy równinny strumyk, omyłkowo postrzegany jako zagrożenie?
Nadinterpretacja powoduje niepewność. Niepewność to stres. Sięgnij więc do źródła. Poszukaj istoty problemu. Przykłady? Niewłaściwe zachowania mogą wynikać z nieuświadomienia, że:
- takie zachowanie powoduje jakiś problem,
- zachowanie można zmienić (istnieje alternatywa),
- alternatywne opcje przynoszą więcej korzyści,
- inne rozwiązania leżą w naszym zasięgu możliwości itd.
Co z tego wynika? Na przykład powtarzając komuś „zmień się!” nie zmienisz nic, jeżeli druga strona nie widzi korzyści w alternatywnych rozwiązaniach.
Jeżeli wypala Cię ciągła walka z problemami i czujesz jakbyś gonił własny ogon, to może celujesz w niewłaściwy punkt? Grałeś kiedyś w strzelanki na komputerze czy konsoli? Często postacie mają tam jakieś słabe punkty, miejsca, w które trzeba trafić aby zwyciężyć.
Analogicznie traktuj problemy. Znajdź miejsce nacisku i tam kieruj całą uwagę.
Aikido
Pora na ostatni, decydujący krok w instrukcji. Wyciąganie problemów na wierzch i stawianie ich naprzeciw zespołu.
Dostrzegasz pewną analogię do delegowania? Mam nadzieję, że tak.
Podobnie z problemami — samodzielnie wszystkich nie rozwiążesz. Wysłuchałeś i rozumiesz już więcej. Znasz mniej więcej źródło trudnej sytuacji, konsekwencje w przypadku braku zmiany i rozpoznałeś alternatywne rozwiązania. Co teraz?
Teraz skonfrontuj zespół z tą sytuacją. Bez chowania pod dywan czy puszczania plotek. „Słuchajcie, jest taki problem. Co z nim zrobimy?”
Skup się na faktach, które zdobyłeś do tej pory. Przedstaw opcje, które wyłaniały się w dyskusjach. I teraz najważniejsze – problem ten staje się problemem całego zespołu. Nie Twoim czy kogoś innego, ale Waszym.
Wyciągając problem na wierzch i konfrontując z nim zespół redukujesz własny stres i zyskujesz spokój. Nie wszystko jest od teraz na Twojej głowie.
Dlaczego w takim razie Aikido? Otóż w tej sztuce walki ważne jest umiejętne wykorzystywanie energii ciosów przeciwnika tak aby wzmocnić efekt własnych działań.
Pracując wspólnie nad otwarcie zakomunikowanymi problemami przetapiasz negatywne aspekty na:
- budowanie atmosfery bezpieczeństwa, sprzyjającej komunikowaniu trudności i problemów,
- integrowanie zespołu (wspólny wróg do pokonania),
- hartowanie ducha zespołu (po wszystkim zespół będzie silniejszy i bardziej odporny na nowe wyzwania),
Krok III – konsultowanie
Instrukcja powoli dobiega końca. Do tej pory oddelegowałeś część z ciążących na Tobie obowiązków oraz zaprosiłeś zespół do wspólnego dźwigania pojawiających się trudności.
Są to idealne przykłady tego, czego dotyczy ostatnia strona instrukcji. Jest to proste narzędzie, niczym klucz imbusowy — uniwersalny przyrząd o wielu zastosowaniach.
Konsultowanie ważnych i trudnych aspektów pracy lidera. W skrócie — decentralizacja. O tym właśnie mowa.
Jako lider podejmujesz decyzje. Te łatwiejsze i trudniejsze. Sam proces podejmowania decyzji powoduje stres („a co będzie jak wybiorę źle?”). Co więcej emocje te wracają rykoszetem również po podjęciu decyzji („czy oni są faktycznie zadowoleni?”). Przykładowo…
- Nie wiesz jak rozpisać zadania dla zespołu? Może zostaw to specjaliście z danej dziedziny.
- Potrzebujesz wybrać odpowiedni sprzęt i nie jesteś przekonany co do ostatecznej decyzji? Skonsultuj decyzję z zespołem.
- Nie wiesz gdzie zorganizować wyjazd integracyjny. Przeprowadź ankietę.
Opowiem Ci krótką historię o tym, jak niedawno zlekceważyłem ten temat. Prowadziłem szkolenie dla grupy około dwudziestu osób. Zgodnie z zaleceniami niektórych trenerów i podręczników przygotowałem dokładną agendę. Z chirurgiczną precyzją określiłem tematy, ćwiczenia, czas trwania. Zero konsultowania. Zero. Efekt – ciągły stres (czy zdążymy z wszystkim o czasie, czy ten materiał się podoba?) i szkolenie ocenione znacznie poniżej oczekiwań uczestników.
A potem nastąpiła refleksja, retrospektywa i efekt „Aha!” przecież tu nie chodzi o mnie. Nie przewidzę czego chce grupa i jakie będzie optymalne tempo. Może więc zwyczajnie o to zapytam? Tak powstało szkolenie z elastyczną agendą, nutką improwizacji i spontaniczności. Rezultat – dużo mniej materiału „przerobionego” jednak oceny znacznie wyższe.
Mniej stresu, oj znacznie mniej.
Wszystkiego nie jesteś w stanie wiedzieć. Możesz stresować się próbując odgadnąć odpowiedzi albo zapytać, skonsultować, zaangażować tych, którzy wiedzą lepiej. Im częściej mówisz „nie wiem” i prosisz o wsparcie tym jesteś spokojniejszy.
Podsumowanie
Artur Guła, pasjonat tematyki zarządzania i przywództwa z życiową misją dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z innymi menedżerami.
Doświadczony lider w projektach IT z różnych dziedzin.
Autor książki Fascynujący świat przywództwa.