Status projektu – jak go aktualizować?

Do napisania tego artykułu zainspirowała mnie sytuacja, gdy po raz kolejny zobaczyłem w tabelce pewnego PMa kolumnę do określania % postępu prac. Dlaczego to podejście jest nieoptymalne? O tym właśnie w dalszej części.
Artykuł ten więc jest nie o przywództwie a o zarządzaniu. Jednak w myśl zasady, że dobry lider to skuteczny lider, zapraszam Cię do dalszej podróży przez świat zarządzania projektami.

Ile %?

Kiedy widzę tabelki z procentami to od razu rozbrzmiewa mi w uszach stara punkowa piosenka, w której wokalista Dezertera zastanawiał się ile % duszy jest w każdym z nas. I jaka jest odpowiedź? Mało precyzyjna i tak samo jest z ocenami postępu prac, jeżeli mierzymy je przy pomocy wartości procentowej.

Przy okazji przed oczami pojawia mi się również dawny pasek postępu kopiowania plików w Windowsach. Czy pamiętasz jeszcze tę figlarną funkcjonalność z okresu pierwszych Windowsów? Progress bar pokazywał, że skończy za 2 lata, żeby za chwilę zejść do 2 minut a potem jednak zaproponować pół dnia. Jeżeli nie chcesz aby szacunki w Twoim projekcie wyglądały podobnie, to zrezygnuj z dopytywania o %.

W pułapce procentów

Nie, nie będę tu pisał o kwestiach alkoholowych 😉 chociaż odnajduję kilka analogii między trunkami procentowymi a pomiarem postępu prac w %. Co na przykład? Większość ludzi je lubi!
Zarządy, dyrektorzy, kierownicy – wszyscy pytają o tę jedną liczbę. Ile % postępu projektu? To przecież wystarczy do podjęcia dalszych działań. Czyż nie? No raczej nie…

Pamiętam jak dziś sytuację, gdy prezentowałem postęp pracy projektu przed „wysokim menedżmentem”. MS Project w poprzednim tygodniu pokazywał 30% a na bieżącym spotkaniu wyszło 25%. Ludzie zaniemówili. Jak to, zaczęli niszczyć swoją pracę, skoro postęp się cofa?! — coś takiego pewnie pomyśleli.
Przyczyna była prosta — doszły nowe, kluczowe wymagania i pojawiły się nieprzewidziane problemy, które wydłużyły czas realizacji. Wynik % nie mógł być inny.
Co z tej informacji wyniknęło? Dokładnie nic, null.

39 i pół

Pomyśl o niedawnym projekcie czy zwyczajnym przedsięwzięciu. Weźmy na warsztat nasz narodowy sport – remont mieszkania. Przygotowałeś wszystko jak należy, działania idą wartko niczym wzburzony górski strumyk.
Ściany pomalowane, podłogi położone, kafelki lśnią śnieżnobiałym blaskiem. Masz zamontowany niezbędny sprzęt AGD i wiele dni pracy za sobą. Wtedy właśnie Twój dociekliwy sąsiad Cię pyta, w ilu % wykonałeś projekt?
Patrzysz wstecz i liczysz, szacujesz…no chyba już z 95%. W zasadzie wszystko jest, jeszcze TYLKO ogarnąć mieszkanie po remoncie. Luzik.
Zaczynasz sprzątać. Nie jest łatwo. Farba na podłodze nie daje za wygraną. Kafelki trzeba szorować a i tak po każdej próbie gładź wychodzi ponownie na wierzch.
Spotykasz znowu sąsiada. I jak Ci idzie, jaki masz postęp prac? I co teraz powiedzieć? Roboty jeszcze na kilka dni. No ale 95% było ostatnio. Więc teraz co? 95,5? Może mniej?

Co się stało? Tak jak wiele zespołów projektowych utknąłeś w pułapce 95% niczym prawie już 40-latek, który ciągle ma 39,5 lat.



Dlaczego?

Objawy są znane, to teraz krótko o przyczynach. A na koniec wypiszę receptę.
Kiedy estymujesz zadanie przed rozpoczęciem pracy, to Twoja wycena jest obarczona pewną niepewnością. Powiedzmy, że szacujesz swoje zadanie początkowo na 10 dni. W połowie pracy, czyli po 5 dniach Twój przełożony pyta Cię o postępy. Pytanie to jest w pełni skierowane na przeszłość, czyli to co zrobiłeś do tej pory. Podążając naturalnym procesem myślowym nie wnikasz więc mocno w przyszłość. Najczęściej odpowiesz więc zwyczajnie 50%. Robiłem to przecież przez przez 5 dni. A co z przyszłością? O to nikt nie pyta. Twoja wycena jest więc pewnym skrótem myślowym, bazującym na początkowej, nieprecyzyjnej estymacji.
Niczym w filmie Incepcja dokładasz warstwę zgrubnej estymacji na poprzednią, równie niedokładną estymację. Koszmar.

Co jeszcze? Profesor Cialdini w swojej genialnej książce wprowadził pojęcie reguły konsekwencji. W skrócie – imponuje nam konsekwencja w działaniu. Zmiana zdania jest złem. I teraz wróćmy do Twojego zadania.
Jeżeli w połowie pracy powiesz menedżerowi, że zadanie jest wykonane w 20%, to wyjdziesz na niekonsekwentnego. Przecież miało być 50%, jak to?
Łatwiej i szybciej jest powiedzieć 50%.

Łatwiej, no właśnie! I właśnie kolejny z wielkich uczonych. Daniel Kahneman w książce Pułapki myślenia idealnie wyjaśnia pułapkę błędu procentowego. Nasz umysł lubi proste decyzje. Nie trzeba myśleć. Nie zużywa się zbyt dużo glukozy.
Jak policzyć ten procent, co on oznacza…hmmm….jaki mamy dzień? Piątek, ok – to postęp jest 50%. Koniec.

Recepta

Recepta jest prostsza niż się wydaje. Zapamiętaj jedno, bardzo ważne pytanie: ile potrzebujesz jeszcze czasu, aby dokończyć to zadanie?
A potem zacznij je zadawać w swoim zespole. Co zyskujesz?

  • Zmuszasz swojego rozmówcę do przeanalizowania przyszłości. Nie interesuje cię przeszłość. Przenosisz więc całkowicie punkt nacisku.
  • Włączasz więc drugi bieg mózgu. Twój rozmówca rzadziej pójdzie na skróty, jeżeli zadasz mu konkretne pytanie. Dużo łatwiej oszacować pozostałe dni, niż jakiś abstrakcyjny %
  • Obracasz regułę konsekwencji na swoją korzyść. Twój rozmówca może czuć się niedobrze z przyznaniem, że zadanie potrwa 2 dni dłużej, jednak zapewne solidnie przygotuje się i przeanalizuje pozostałą pracę przed podaniem tej wartości. Przecież jeżeli znowu przestrzeli, to okaże się niekonsekwentny po raz drugi!
  • Unikasz pułapki 95% Gdy utkniesz w 95% możesz przeoczyć duży problem. Jeżeli jednak dowiadujesz się, że jeszcze do końca pewnego zadania został jeden dzień i tak jest codziennie, to od razu widzisz, że coś jest nie tak.
  • Przekazujesz czytelne informacje. Co jest ważne w projekcie? Data zakończenia. Czy wynika ona z %? Nie! Czy wynika z oszacowania pozostałego czasu? TAK!

Praktyka

Mam dla Ciebie 3 kroki do zastosowania w praktyce:

  1. Wyrzuć z pliku projektu kolumnę z % postępu. Jeżeli Twoi przełożeni ją potrzebują, to wyświetlaj ją gdzieś na końcu zestawienia. Popracuj nad ich sposobem patrzenia na świat. Możesz skorzystać z przykładu, jaki podałem Ci na początku.
  2. Aktualizuj postęp projektu wpisując wartość pozostałej pracy (Remaining Work). I tyle.
  3. Pamiętaj oczywiście o zapisywaniu planów bazowych, aby wyłapywać rozbieżności w realizacji względem wycen.

Co więc z tymi procentami?

W ramach podsumowania zaznaczam, że procenty nie są bezużyteczne. Nie wypędzaj ich całkowicie ze swojej skrzynki narzędziowej. Możesz je stosować do pomiaru liczby zrealizowanych historyjek użytkownika czy na przykład liczby zaimplementowanych przypadków użycia.
Te informacje dają pewien obraz aktualnej sytuacji.
Stosuj je z umiarem, w odpowiednim celu a przyszłość określaj w formie czasu pozostałego do końca realizacji zadań.


Artur GułaArtur Guła, pasjonat tematyki zarządzania i przywództwa z życiową misją dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z innymi menedżerami.
Doświadczony lider w projektach IT z różnych dziedzin.
Autor książki Fascynujący świat przywództwa.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.