Multitasking – jak ogarnąć wielozadaniowość w projektach

Życie freelancera nie zawsze jest łatwe. W przypadku freelancera pracującego w kilku projektach na raz jest wręcz trudne, ze względu na wszechobecny multitasking. A w przypadku freelancera zaangażowanego w kilka projektów na raz w czasach pandemii mogę śmiało nazwać to wyzwaniem.
No ale niechaj żywi nie tracą nadziei. Warto działać i nieść kaganek oświaty. I o tym jest ten artykuł – o kilku moich sposobach na ogarnięcie wielozadaniowości czy tam multitaskingu.

Runda pierwsza

Nie zawsze było tak dobrze. Początki były trudne. Irytujące. Czy nawet gorsze. Przez większość okresu mojej pracy zawodowej byłem związany z jedną firmą. Czasami było to kilka projektów na raz, jednak dalej w ramach tej samej organizacji. Jest to więc zupełnie coś innego niż kilka oderwanych od siebie kontekstów – różni klienci, różni szefowie, odmienne oczekiwania i całkowity brak synchronizacji między sobą. Bo niby skąd miałoby się to brać? Do tego najbardziej wymagający szef, czyli ja sam, próbujący wyrwać trochę cennego czasu dla siebie.

Moje przejście do tego stanu było dość bolesne. Zdarzały się mało efektywne godziny, dni…chaotyczne przełączanie wątków…ktoś na coś czeka, ale to drugie jest pilniejsze…ale przecież tamtemu obiecałem coś innego…już jest godzina 20ta? a przecież nic nie zrobiłem….aaaaaa

Runda druga

Teraz jestem starszy i poważniejszy, jak mawiał Kazio, więc już wiem trochę więcej. Jeżeli szukasz rozwiązań na podobne problemy, to chętnie sprzedam Ci kilka moich rozwiązań. No dobra, podzielę się za darmo 🙂

Patrzę i widzę

Po pierwsze i najważniejsze — ciężko ogarnąć rzeczy, które nie są nazwane. Jeżeli masz „coś” do załatwienia lub zrobienia, to będziesz to „coś” robił co chwilę.
Sprawa jest prosta – zainwestuj w karteczki samoprzylepne albo tablicę korkową. Wrzuć tam wszystkie aktywności zawodowe i około-zawodowe. U mnie to jest np.:

• Regularne projekty IT (lista aktywnych projektów)
• Konsultacje (konkretny projekt, nie po prostu konsultacje)
• Szkolenia dla konkretnej firmy
• Organizowane przeze mnie meetupy (przy okazji zapraszam na spotkania)
• Działania w ramach grupy pomocy sąsiedzkiej (oddział widzialnej ręki)
• Nagrywanie kursu online
• I oczywiście prowadzenie tego bloga

Stwórz też podobną listę i co najważniejsze, zwizualizuj ją w czytelny sposób. Następnie, do każdego z elementów dopisz kluczowe cele i zadania. Takie działania, które pomogą zrobić coś lepiej, szybciej, efektywniej lub przyniosą większe przychody. Następnie dodaj do nich terminy realizacji. Będzie to Twoja mapa. Spis treści pozwalający wyciągnąć jak najwięcej z kolejnych dni.
Nie wspominaj tam tylko o odpisywaniu na maile i regularnych spotkaniach oraz innych bieżączkach.

Planuj tydzień

Masz tę listę? To świetnie. Możemy iść dalej.
Ja powtarzam to ćwiczenie zwykle co tydzień. Ty zrobisz to tak często jak będzie potrzebne w Twojej sytuacji. Zwykle w niedzielę lub poniedziałek rano:

• Sprawdzam, czy cele te są dalej aktualne i czy nie pojawiły się nowe. Tak samo z całymi aktywnościami.
• Przeglądam spis aktywności oraz celów i wybieram te, które są już pilne lub ważne. Wpisuję je do tymczasowej listy działań na zaczynający się tydzień. Bez konkretów. Nie przypisuję ich do dnia i godziny. Zbyt wiele się zmienia. Szkoda czasu.

Planuj dzień

Analogicznie, na koniec dnia lub już nad ranem wybieram z tej listy zadań najważniejsze tematy. Nie wciskam ich w konkretne ramy, typu 09:15-10:35. Kiedyś próbowałem. Nie dałem rady przy dużej zmienności. Jedyne co zyskałem to frustrację.
Mam spisane najważniejsze rzeczy do zrobienia w danym dniu. Wiem na czym się skupić. Zostawiam też margines na bieżączkę i nieprzewidziane sprawy, bo zawsze coś się trafi.

Wrzucając tematy na dany dzień uwzględniam oczywiście zaplanowane spotkania i inne regularne aktywności. Czas nie jest z gumy i nie ma co się łudzić, że w 8 godzin wciśniemy 6 godzin spotkań i 6 godzin efektywnej pracy. Kiedyś tak myślałem…
W tym właśnie pomaga zarządzanie kalendarzem.

Jaki dzisiaj mamy dzień?

Słoneczny 🙂 Na poważnie to chcę jeszcze nawiązać do planowania w czasie. Strategiczne cele i działania są ważne, jednak nie polecam umawiać dwóch spotkań w tym samym terminie lub tym bardziej zapominać o ustalonych spotkaniach. A to może się zdarzyć gdy korzystasz z różnych skrzynek mailowych i nie synchronizujesz planów.
Kiedyś wierzyłem, że uda mi się to ogarnąć papierowym kalendarzem, ale nie zawsze miałem go przy sobie, więc i tak kończyło się na notowaniu w telefonie. Forma papierowa utrudniała też dodawanie cyklicznych wydarzeń no i współdzielenie planów.

Obecnie pracuję więc z kalendarzem Google, gdzie widzę spotkania projektowe, umówione konsultacje, szkolenia, meetupy czy wydarzenia prywatne. Gdy ktoś mnie pyta o spotkanie to ustalenie wolnego terminu zajmuje chwilę. U mnie to się sprawdza.

I na koniec jedna praktyczna wskazówka. Pod żadnym pozorem nie zostawiaj sobie małych okienek między spotkaniami, jeżeli nie widzisz takiej potrzeby.
Chcesz mieć czas na posiłek, odpoczynek czy spodziewasz się opóźnień – OK. W przeciwnym razie ustawiaj spotkania na styk. Co zrobisz z takimi 15-30 minutami między spotkaniami? Pewnie nic. Szkoda zaczynać nowy temat, przełączać wątek, żeby za chwilę znowu zmieniać kontekst.

Do roboty!

Plany są, więc czas na realizację. Hola, hola — nie tak szybko. Mam jeszcze kilka wskazówek, które dadzą kopa Twojej efektywności. Chcesz posłuchać?

W grupie raźniej

Jeżeli masz zaplanowanych na dany dzień kilka zadań z jednego projektu, to zrób je wszystkie w jednym ciągu. Zadbaj tylko o to, czy masz wszystkie niezbędne informacje czy narzędzia aby działać bez przerw. Jeżeli tak, to bierz się do pracy. Jeżeli nie, to najpierw przygotuj sobie grunt pod nieprzerwaną pracę.

Dzięki temu unikniesz strat spowodowanych przełączaniem wątków. Robisz jedno od początku do końca i zapominasz (na dany dzień).
Pamiętaj, że podobno takie ciągłe przeskakiwanie po tematach niszczy umiejętność koncentracji bardziej niż regularne palenie marihuany!

Jednowątkowość

Każdy projekt ma swoje kanały komunikacji. To dość normalne. Jeżeli jednak zostawisz je wszystkie otwarte na raz, to może być po Tobie. Nie będziesz robił nic innego, tylko czytał i odpisywał. Kto zapłaci za ten czas? Pewnie Ty, osobiście. Podwójną cenę.

Za każdym razem otwieraj tylko to źródło informacji, którym się aktualnie zajmujesz. Jeżeli w innym projekcie jest jakiś pożar i spodziewasz się, że możesz być potrzebny, to najlepiej przekaż numer telefonu z prośbą o kontakt w pilnych sprawach. Tyle. Nie czytaj głupot na komunikatorach. I tak nic z tym teraz nie zrobisz. Szkoda czasu.
Jeden projekt, jeden zestaw zadań, jedno źródło informacji.

Zasady są po to…żeby ich przestrzegać

Jeżeli pracujesz w kilku projektach na raz to zakładam, że Twoi współpracownicy o tym wiedzą i są z tym OK. Nikt rozsądny nie będzie więc oczekiwał, że będziesz dostępny na każde wezwanie, 10 godzin dziennie…o ile tylko sam tego nie zasugerujesz.

Włączone non stop komunikatory, bo przecież ktoś może potrzebować wsparcia akurat teraz. Znam to z doświadczenia. Tu 5 minut, tam krótka rozmowa i w sumie składa się w idealny scenariusz do rozbicia dnia na mało istotne rzeczy.

Teraz już we wszystkich projektach gdzie jestem „part-time” każdy wie, że mogę nie odebrać telefonu czy odpisać natychmiast. W niektórych mam ustalone na sztywno godziny, kiedy jestem dostępny (np. dziś 10-12, jutro 13-15) a w niektórych mam zadania do zrealizowania i w razie potrzeby jestem pod telefonem czy też sprawdzam komunikator raz na kilka godzin.

Nie pozwól aby chaos zarządzał Twoim czasem. Dogadaj zasady, na pewno spotkasz się ze zrozumieniem. Jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, to nie dziw się, że z każdej strony jesteś atakowany informacjami.

Wyrzuć wrzutki

Co robić, gdy zorganizujesz wszystko jak do tej pory opisałem, zaplanujesz i zajmiesz się tym co najważniejsze i nagle dzwoni telefon: „Wiesz, taka sprawa, dość pilne…” i co teraz?

• Dowiedz się, jak bardzo pilne
• Jeżeli możliwe, to wrzuć to w któryś z wolnych slotów jeszcze w ten sam dzień, albo w któryś z kolejnych dni
• Nie brnij dalej w ten temat, kontynuuj to, co robiłeś

Wiem, wiem. Łatwo napisać, trudniej zrobić. Sam miewam z tym problemy. Ale walczę, bo to jest naprawdę dobra technika.
Tak samo traktuj własne pomysły i inspiracje, które pojawiają się niespodziewanie. Niezależnie jak bardzo genialne się wydają. Zanotuj je i wróć do tego co robiłeś.

Najważniejszy przycisk w telefonie

3 adresy mailowe, 4 komunikatory, telefon, SMS, Messenger, wiadomości na LinkedIn…ile bodźców dostajesz ze swojego telefonu?
Jeżeli działasz jako freelancer, to częścią Twojej pracy jest też dbanie o sieć kontaktów, pozyskiwanie zleceń itp. Czyli tym bardziej jesteś w ciągłym kontakcie ze światem.
I jak się teraz skupić?

Podobnie jak w rozdziale powyżej — ustal zasady. Tyle, że z całym światem. Twój telefon ma jedną bardzo przydatną funkcję a mianowicie wyłączenie danych komórkowych lub WiFi, w zależności z czego korzystasz.
Czasami też praktykowałem pełny tryb samolotowy, ale w obecnej, niepewnej sytuacji lepiej mieć kontakt telefoniczny na wszelki wypadek.

Wycisz dzwonek i dostosuj listę „szybkich odpowiedzi” do swoich potrzeb. Gdy tylko zadzwoni telefon to możesz zdecydować czy odebrać a czy wysłać szybką wiadomość i oddzwonić później.

Dyscyplina

Opisane powyżej techniki nie podziałają, jeżeli zabraknie tej jedynej – samodyscypliny. Nie odpuszczaj. Jak trochę poluzujesz, to potem cały system się rozjedzie. Rób swoje, konsekwentnie.

Czasami praca w grupie pomaga. Jeżeli zobowiążesz się do czegoś przed innymi, to znacząco zwiększasz szanse na zrealizowanie tego planu. Umawiaj się na regularne spotkania, mów o postępach i planach. Zobaczysz — to działa!

Dbaj o swoje

Praca powinna być przyjemnością. Taką przyjemnością, z której jesteś w stanie się utrzymać na odpowiednim poziomie. Odpowiednim do Twoich potrzeb. Jeżeli dużo pracujesz w rozliczeniu godzinowym, to przełączając wątki łatwo zgubić cenny czas.
Tu czegoś zapomnisz zaraportować, tu jakaś krótka przerwa się przeciągnęła, tu czekałeś na coś itd.
Wracając do samego początku — jeżeli czegoś nie zmierzysz, to ciężko tym zarządzać. Ja zacząłem na własne potrzeby korzystać z aplikacji do raportowania czasu. Wybrałem pierwszą z brzegu, https://app.myhours.com/. Prosta, darmowa. Można zdefiniować klientów, projekty, zadania. Do tego budżety, stawki.
Na koniec dnia, tygodnia, miesiąca wyraźnie widzę ile przepracowałem godzin nad jakim projektem. Wiem ile zarobiłem i ile czasu zainwestowałem w przedsięwzięcia, które zwrócą się (lub nie) za jakiś czas.
Dzięki temu ucieka mi dużo mniej godzin. Po prostu to widzę od razu i reaguję.
Mam też sporo użytecznych informacji na przyszłość.
Same plusy!

Runda trzecia

Trzecia runda należy do Ciebie. Działaj efektywnie!

Artur Guła, pasjonat tematyki zarządzania i przywództwa z życiową misją dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z innymi menedżerami.
Doświadczony lider w projektach IT z różnych dziedzin.
Autor książki Fascynujący świat przywództwa.