W poprzednim artykule z tego cyklu opowiedziałem Ci o podstawach przywództwa opartego o ideę Servant Leadership. Teraz płynnie przechodzimy do kolejnego kluczowego aspektu z życia i pracy lidera wspierającego – jak budować zaufanie w zespole.

Ludzie są leniwi

Można by jeszcze rozwinąć to zdanie dalej, że „ludzie są leniwi i nie wolno im ufać.” Kto tak myśli? Przecież nie ja i nie Ty, no ale Oni… My tylko wprowadzamy kolejne narzędzia i procedury do kontroli. Rejestratory każdej aktywności, logowania czasu, zrzuty ekranów, wieczna obserwacja. No, ale jakby ktoś pytał, to im ufam.

I nie mam na myśli obowiązkowych rejestracji czasu pracy, tych wymaganych przepisami prawa. Albo raportowania koniecznego do rozliczeń między firmami. Czy wreszcie wprowadzania danych, które później pozwalają usprawniać proces i poprawiać wydajność. Chodzi mi o typowe narzędzia kontroli. Czasami to tylko straszaki a czasami nie.

Infinite loop

Dlaczego jednak nie kontrolować, a w zamian budować zaufanie w zespole? Pouzupełniamy kolejne raporty i jakoś to będzie. Przecież to zajmie kilka minut. Po co ta awantura?
Systemy kontroli i rozliczania efektywności są zwykle oparte na prostych algorytmach. Jeżeli X, to dobrze a jak Y to źle. Reguły są jasne dla wszystkich. I tu właśnie robimy pierwszy krok w kierunku nieskończonej pętli. Dalej, wciągnięci w ten wir działamy następująco:

szef – nie ufam im, że będą pracować na 100% przez cały dzień. Ustalę jasne zasady kontroli i przekażę je wszystkim.
pracownik – znam zasady, są dość proste. Teraz pomyślę co tu zrobić, żeby wypaść w tym „konkursie” jak najlepiej.
szef – coś zaczynają kombinować. Ja im tu dam!
pracownik – chyba znalazłem lukę! Jeżeli przeliczę wyniki jeszcze raz w ostatnim dniu miesiąca, to efekt będzie dużo lepszy i nie podpadnę.
szef – chyba mi coś ściemniają. Wyniki nagle są dużo lepsze. Wiedziałem, że nie można im ufać. Dorzucam kolejny etap weryfikacji.
pracownik – co by tu można zrobić, aby nie podpaść wg nowych zasad…
itd.

Jaki jest wynik?

Nieskończone pętle mają to do siebie, że są nieskończone 🙂 Trwają tak długo, aż ktoś nie wykona radykalnego działania i nie zakończy ich żywota. A co jest na końcu rozgrywki szef-pracownik? Stan nieustalony. Nie wiadomo, czy narzucone zasady faktycznie dadzą zamierzony efekt.

Przykładowo – masz gorszy okres w firmie. Zaczyna brakować pieniędzy na podstawowe wydatki. Wprowadzasz więc narzędzie do szczegółowego monitorowania tego co robią pracownicy, żeby nie tracili czasu na pierdoły.
I co się dzieje? Ty jesteś zajęty na pełny etat monitorowaniem a i tak nie wiesz na ile to co widzisz to fakty a na ile manipulacja narzędziem. W żadnym stopniu nie zbliża cię to do poprawy sytuacji finansowej firmy.
Można taki problem rozwiązać inaczej, z dużo większą szansą na sukces. Jak? Potrzymam Cię jeszcze w niepewności.

Al Capone w dresach

Podam Ci teraz dosadny przykład z życia. W Stanach Zjednoczonych władze miewają czasami rygorystyczne podejście do sprzedaży alkoholu. W niektórych stanach jest częściowa prohibicja, w innych rygorystyczne ograniczenia. I tak będąc w Nowym Jorku chcę kupić w markecie puszkę słabego piwa. Sprzedawca pyta o dokument, po czym prosi o pomoc w rozszyfrowaniu gdzie tam znajduje się data urodzenia.
Z ciekawości pytam, czy faktycznie wyglądam ponad 10 lat młodziej? Otóż nie (niestety). Mój rozmówca uprzejmie wskazuje na tabliczkę, gdzie jest wyraźnie napisane, że każdy musi przedstawić dokument tożsamości. Dopytuję, czy nawet 70-latek? Tak, też. Bo system wymaga daty urodzenia.
Czyli nie ufamy, że sprawdzisz dowód. Kontrolujemy Cię.

Jakiś czas później zaglądam do małego sklepu z alkoholami, prowadzonego przez ludzi wyglądających na bałkańskich emigrantów. Kupuję nawet coś mocniejszego. Zero pytań. Coś tam wpisali do systemu. Jakie to ma przecież znaczenie?
Czy taki system kontroli cokolwiek daje? A czy jak się nie sprawdzi, to dojdą kolejne etapy weryfikacji?

Jak się z tym czujesz?

Docieramy do sedna sprawy. Jak się czujesz w sklepie, w którym ktoś Cie przesadnie kontroluje lub podejrzewa o naruszanie zasad? Raczej słabo. Niechętnie tam wracasz.
A kiedy czułeś/czułaś się optymalnie w środowisku pracy? Przecież było podobnie – nie wtedy, kiedy ktoś ciągle podejrzewał Cię o nieuczciwość, ale przeciwnie – kiedy inni ufali, że robisz swoją pracę optymalnie.

Porównaj dwa podejścia do tego samego zadania:

„(nie wiem czy ogarniasz temat, to powiem ci co masz zrobić) Pojedziesz ulicą X, potem skręcisz w Y, dwie przecznice dalej… (itd.). Tylko wyjedź o 8:00 żeby zdążyć!”
„(wiem, że znasz się na tej pracy, ufam że zrobisz to optymalnie) Przyjedź do miejsca Z o godzinie 10:00 żeby zabrać przesyłki.. Jeżeli byś miał problemy z dotarciem to dzwoń o każdej porze.„

Z którym szefem byś chętniej pracował?

Wolność i swoboda!

Czy w takim razie budowanie zaufania w zespole oznacza dawanie pełnej swobody osobom, z którymi współpracujemy? Brak kontroli, nieingerowanie w procesy. Niepilnowanie terminów i budżetów. Sielanka…

Nie! Projekty od zawsze są związane z budżetami, terminami i zakresami. Tych parametrów trzeba pilnować aby nie wykolejać kolejnych przedsięwzięć. Jest to część warsztatu pracy kierownika projektów.
Zmianie ulega jednak cel monitorowania i kontroli. Z klasycznego

monitoruję, aby mierzyć indywidualną efektywność ludzi dzięki czemu wiem kogo karać a kogo nagradzać, na
monitoruję, aby szukać dziur w procesie i wspólnie szukać rozwiązań, tak aby poprawiać jakość naszej pracy.

Czy jest różnica?

Siła zespołu

Model oparty na kontroli „z góry” jest skazany na porażkę. To już wiesz. A gdyby tak zainicjować kontrolę od wewnątrz? Jak zbudować to zaufanie w zespole? W świecie zwierząt jest to naturalne. Stada trzymają się razem. Troszczą się o najsłabsze jednostki. Gdy dołącza ktoś o niecnych zamiarach to jest ze stada usuwany.

Dokąd zmierzamy?

Pobudzenie współpracy zespołowej zbudujesz na fundamentach z informacji zwrotnej. Mów często o następnych celach. Analizuj te właśnie osiągnięte. Wskaż, czy przyjęta przez zespół droga ma szanse skończyć się w spodziewanym punkcie. Jeżeli coś jest nie tak – mów o tym. Jeżeli jest sukces – świętuj.

Reszta zadzieje się sama. Gdy będzie jasny cel zespołowy, to instynkty stadne sprawią, że silniejsi zaopiekują się słabszymi. A ci, którzy nie będą chcieli współpracować, odejdą.

Czy to jest łatwe? Raczej nie. Zwłaszcza w czasach zespołów wirtualnych. Czasami mam z tym duże problemy. Jednak warto. Warto powalczyć, ponieważ…

Co mam z tego?

…jeżeli budujesz zaufanie i nie kontrolujesz każdego kroku, to masz więcej czasu na ________ (wpisz tu co uważasz za słuszne).

Dając więcej swobody pobudzasz kreatywne działania. Skoro nie mówię „jak?” a jedynie „co i dlaczego?”, to w odpowiedzi dostaję wypadkową wielu „jak?” będących wynikiem mieszanki przeróżnych doświadczeń i wiedzy. Czy to nie wspaniałe?

Otrzymujesz również to, co dajesz. Gdy dajesz więcej swobody i zaufania, to budujesz taką samą postawę u innych. Jak coś pójdzie mocno nie tak, to się o tym dowiesz. Nie będzie ukrywania faktów aby wypaść dobrze w grze w nieskończoną pętlę.

Rozwiązanie zagadki

Na koniec jeszcze obiecane propozycje rozwiązania sytuacji kryzysowej.
Buduj atmosferę otwartej komunikacji. Mów o sukcesach firmy i osiągnięciach. Przedstawiaj wyniki finansowe. A kiedy przychodzi gorszy moment, pokaż to tak samo jak do tej pory. Poproś o zrozumienie. Pokaż na własnym przykładzie jak redukować koszty a następnie zachęć do wspólnego szukania oszczędności. Uruchom kreatywność zespołu.
Jeżeli zrobisz to dobrze, to przetrwasz. Gwarantuję.

Artur Guła, pasjonat tematyki zarządzania i przywództwa z życiową misją dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z innymi menedżerami.
Doświadczony lider w projektach IT z różnych dziedzin.
Autor książki Fascynujący świat przywództwa.

Jak budować zaufanie w zespole (z cyklu 9 cech lidera wspierającego)